Wzór wniosku określony w rozporządzeniu Rady Ministrów, będącym aktem wykonawczym do ustawy Prawo działalności gospodarczej, dostępny jest w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów dostępnym w Internecie na stronie www.crd.gov.pl

Formularz elektroniczny umożliwiający składanie wniosku w formie elektronicznej zamieszczony jest na platformie ePUAP, dostępnej w Internecie pod adresem www.epuap.gov.pl dostępny jest także za pośrednictwem stron internetowej Ministerstwa Gospodarki www.mg.gov.pl

Tryb składania wniosku

Zgodnie z ustawą Prawo działalności gospodarczej wniosek można złożyć do urzędu gminy następującymi drogami:

1. Jako formularz papierowy przyniesiony przez samego przedsiębiorcę albo jego pełnomocnik

2. Jako formularz papierowy, przesłany listem poleconym, z notarialnympotwierdzeniem własnoręczności podpisu wnioskodawcy,

3. Elektronicznie przesłany za pomocą formularza dostępnego na stronie internetowej urzędu gminy niepodpisany elektronicznie,

4. Elektronicznie przesłany za pomocą formularza dostępnego na stronie internetowej urzędu gminy podpisany elektronicznie.

Podjęcie działalności.

Należy pamiętać, że przedsiębiorca może podjąć działalność gospodarczą już w dniu złożenia wniosku z wyjątkiem złożenia wniosku w wersji elektronicznej bez podpisu elektronicznego. Z rozpoczęciem działalności gospodarczej nie trzeba bowiem czekać na rejestrację i otrzymanie wypisu z rejestru (poza działalnością określonego rodzaju, tj. podlegającej reglamentacji). Dlatego procedura przyjęcia wniosku i wpisu powinna być bardzo szybka. Ustawa nie przewiduje dla gmin terminu na dokonanie wpisu. Przewiduje jednak niezwłoczne wydanie przedsiębiorcy zaświadczenia o wpisie wewidencji.

Wypełnianie wniosku.

Wniosek w formie papierowej powinien być wypełniony wyraźnie, literami drukowanymi i bez skreśleń bowiem wniosku z poprawkami nie przyjmą naczelnicy urzędów skarbowych i jednostki terenowe ZUS. W przypadku pomyłki nie ma jednak bezwzględnego wymogu wypełniania wniosku od nowa. Jeżeli wnioskodawca się pomylił, powinien jednak wypełnić dodatkowy dokument EDG-POPR, w którym wskaże rodzaj formularza, numer rubryki wraz z polem oraz nową, poprawną treść tego pola. Dokument EDG-POPR podpisuje zarówno składający, jak i organ ewidencyjny.

List polecony.

Jeżeli wniosek został przesłany do gminy listem poleconym, podpis wnioskodawcy musi być poświadczony przez notariusza.

Pełnomocnik.

Jeżeli wniosek jest składany przez pełnomocnika przedsiębiorcy, należy do niego dołączyć ważne pełnomocnictwo.

Opłaty.

Złożenie wniosku i wydanie zaświadczenia o wpisie nie podlegają żadnym opłatom

Części wniosku.

W każdym wniosku powinna być wypełniona część EDG-1 (obie strony), zgodnie z opisem zawartym w instrukcji oraz część EDG-RB, jeżeli przedsiębiorca posiada rachunek bankowy. W przypadku przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą w wielu miejscach konieczne może być złożenie części EDG-MW. W przypadku przedsiębiorców deklarujących wykonywanie więcej niż 10 rodzajów działalności konieczne jest złożenie części EDG-RD. Pracownik urzędu gminy jest zobowiązany do sprawdzenia wniosku pod względem formalnym. Dotyczy to jednak tylko danych identyfikacyjnych wnioskodawcy/pełnomocnika oraz danych z wniosku podlegających wpisowi do ewidencji działalności gospodarczej.

Zakres danych ewidencyjnych

jest określony w art. 7b ust. 2 oraz art. 7ba ust. 1 ustawy – Prawo działalności gospodarczej i obejmuje:

1) oznaczenie przedsiębiorcy 

2) numer PESEL, o ile taki posiada,

3) numer NIP, o ile taki posiada,

4) oznaczenie miejsca zamieszkania i adresu przedsiębiorcy, a jeżeli stale wykonuje działalność poza miejscem zamieszkania - również wskazanie tego miejsca i adresu zakładu głównego, oddziału lub innego miejsca,

5) określenie przedmiotu wykonywanej działalności gospodarczej zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności (PKD2007)

6) wskazanie daty rozpoczęcia działalności gospodarczej,

7) numer telefonu kontaktowego i adres poczty elektronicznej, o ile przedsiębiorca posiada,

8) informacje o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej oraz o wznowieniu wykonywania działalności gospodarczej.

Firma przedsiębiorcy i spółki cywilne.

Przedsiębiorca działa pod firmą, w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego. Firmą jest imię i nazwisko oraz ewentualnie inne, dowolne określenia z zastrzeżeniem, że nie będą one wprowadzać w błąd, w szczególności co do osoby przedsiębiorcy, przedmiotu i miejsca jego działalności oraz źródeł zaopatrzenia. Oznacza to, że przedsiębiorca ma jedną firmę i zawsze podaje tę samą w obrocie prawnym  i gospodarczym. W szczególności nie może posługiwać się „różnymi firmami” będącymi np. nazwami poszczególnych sklepów, np. raz „Jan Kowalski Sklep Spożywczy Jaś”, a innym razem jako „Jan Kowalski Delikatesy Staś”. W związku z tym przedsiębiorca dokonując wpisu w ewidencji musi na wniosku EDG-1 w pozycji dotyczącej oznaczenia przedsiębiorcy, którego wniosek dotyczy podać taką firmę, jaką posługuje się w obrocie. Nie ma przy tym żadnych ograniczeń co do jej długości. Natomiast w części EDG-MW zawierającej informacje o dodatkowych miejscach wykonywania działalności dopuszcza się podanie nazwy zwyczajowej dla tych jednostek lokalnych. Spółka cywilna nie posiada firmy w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego ponieważ nie jest przedsiębiorcą. Przedsiębiorcami są jedynie wspólnicy spółki cywilnej. PKD. Przedsiębiorca jest obowiązany do końca 2009 r. podawać rodzaj wykonywanej działalności również według kodów PKD2004. Nie są to jednak dane ewidencyjne dla organów gmin, lecz informacja wymagana przez urzędy statystyczne. Należy zwrócić uwagę, aby zarówno w kolumnie odpowiadającej PKD2007, jak i PKD2004, na pierwszym miejscu każdej z nich została wskazana działalność przeważająca. Przedsiębiorcy często deklarują wykonywanie bardzo wielu rodzajów działalności, co nie ma odzwierciedlenia w rzeczywistości i z reguły jest zupełnie zbędne. W związku z tym sugerujemy dokonywanie podstawowej weryfikacji tych zgłoszeń. Przykładowo przedsiębiorca podający we wniosku kod PKD 55.10.Z odpowiadający prowadzeniu działalności hotelarskiej powinien podać we wniosku dodatkowe miejsce wykonywania działalności będące hotelem. Dla potrzeb urzędu statystycznego rodzaje wykonywanej działalności podaje się również osobno dla każdego miejsca wykonywania działalności. W związku z tym część wniosku oznaczona EDG-RD może stanowić dalszy ciąg zarówno części zasadniczej EDG-1 (dodatkowe rodzaje działalności przedsiębiorcy), jak i części EDG-MW (dodatkowe rodzaje działalności wykonywanej w dodatkowym miejscu). W związku z tym część EDG-RD musi jednoznacznie wskazywać informację, czy stanowi ona kontynuację części EDG-1 czy też EDG-MW (oznaczanie przez wnioskodawcę poszczególnych egzemplarzy powalające na powiązanie właściwych części wniosku EDG-1 między sobą).

Brak miejsca na dane.

Jeżeli w rubrykach wniosku papierowego zabraknie miejsca na wypełnienie danymi (nie dotyczy to danych zamieszczanych w częściach EDG-MW, EDGRB i EDG-RD), dopuszczalne jest dopisane tych danych na marginesie czy dodatkowej karcie i parafowanie przez wnioskodawcę. Z zastrzeżeniem, że skreślanie i poprawianie danych jest niedopuszczalne (w takim przypadku należy użyć części EDG-POPR). Problem ten nie dotyczy formularzy elektronicznych – tutaj miejsce na wpis jest nieograniczone (poza polami zdefiniowanymi, jak np. numery).

W części EDG-MW używa się pojęć z zakresu przepisów o statystyce publicznej.

Jednostka lokalna

to zorganizowana całość (zakład, oddział, filia itp.) położona w miejscu zidentyfikowanym odrębnym adresem, pod którym lub z którego prowadzona jest działalność przez co najmniej jedną osobę pracującą, przy czym wyjątkowo:

• zakłady samodzielnie bilansujące zlokalizowane pod jednym adresem są odrębnymi jednostkami lokalnymi,

• objęte odrębną rejestracją prawną organizacyjne części podmiotów (np. szkoły prowadzone przez osoby fizyczne) są jednostkami lokalnymi, 

• jednostki prowadzące działalność w zakresie transportu są jednostkami lokalnymi według miejsc, z których wydawane są polecenia lub organizowana jest praca,

• jednostki prowadzące działalność w zakresie budownictwa są jednostkami lokalnymi według miejsca, w którym przyjmowane są zlecenia na wykonawstwo robót budowlanych i pomocniczych albo wykonywane są prace zarządu, albo prowadzona jest organizacja pracy budowlanej i pomocniczej: place budów (miejsca realizacji poszczególnych budów) nie są jednostkami lokalnymi,

• sprzedaż obwoźna, obnośna oraz punkt sprzedaży detalicznej bez stałej lokalizacji jak również prowadzenie usług wyłącznie u klienta jest jednostką lokalną w miejscu zamieszkania osoby fizycznej.

Dla potrzeb złożenia wniosku należy przyjąć uproszczenie, że pojęcie „jednostki lokalnej” jest tożsame z określeniami zawartymi w ustawie Prawo działalności gospodarczej: „oddział”, „miejsce wykonywania działalności”. Należy zauważyć, że wobec tego nie każde zgłoszone przez wnioskodawcę w części EDG-MW dodatkowe miejsca wykonywania działalności gospodarczej, będzie podlegało wpisowi w rejestrze REGON.

Wniosek elektroniczny

Umożliwienie składania wniosku drogą elektroniczną ma bardzo istotne znaczenie z punktu widzenia zamierzonego uruchomienia Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Dostępność wniosku elektronicznego.

Wniosek elektroniczny będzie składany za pośrednictwem formularza dostępnego na stronie www.epuap.gov.pl

Wniosek o zmianę danych

Najczęściej rozpatrywanym wnioskiem będzie wniosek o zmianę danych objętych wpisem. Zmiana ta nie musi dotyczyć tylko danych ewidencyjnych, może objąć także dane potrzebne urzędom skarbowym, statystycznym oraz ZUS/KRUS (aktualizacje).

Technika wypełniania wniosku. Wnioskodawca zamierzający dokonać zmiany wpisu w rubryce 01 zaznacza pole 2 oraz, w razie potrzeby, inne pola. Wskazuje organ ewidencyjny oraz, w razie potrzeby, inne organy wskazane w rubrykach 03-05. Obowiązkowo musi podać numer wpisu w ewidencji (rubryka 06) oraz wypełnić w rubryce 07 pola: 3, 4, 5, 6, 7. Pole 2 wypełnia tylko wtedy, gdy nie ma numeru NIP, co w praktyce nie powinno wystąpić (rzadkie przypadki). Następnie przedsiębiorca wypełnia te rubryki, w których wpisuje zmienione (nowe) dane, zaznaczając kwadrat przed nazwą rubryki. Rubryki wypełnia się w całości, nadając pełne nowe brzmienie rubryki.